Lohnt sich Individualsoftware? So rechnen wir das nach

Standardsoftware kostet meist einen festen Betrag pro Nutzer und Monat. Individualsoftware kostet am Anfang viel und danach eine Wartungspauschale. Die beiden lassen sich schlecht nebeneinanderlegen, und genau daran hängt oft die Entscheidung.

Deshalb gibt es auf unserer Startseite den Mehrwertrechner. Er bringt beide Seiten in dieselbe Einheit, nämlich Euro. Hier zeigen wir, was er rechnet und bei welcher Eingabe es auf eine ehrliche Schätzung ankommt.

Was der Rechner rechnet

Auf der Nutzenseite stehen zwei Posten:

Gewonnene Arbeitszeit: Mitarbeitende × Personalkosten pro Kopf × Zeitersparnis in Prozent. Gemeint sind die vollen Arbeitgeberkosten: Bruttogehalt plus Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung und sonstige Nebenkosten.
Wegfallende Lizenzen: alles, was Sie heute monatlich für Tools zahlen, die die neue Lösung ersetzt.

Auf der Kostenseite stehen die einmalige Entwicklung und die laufende Wartung samt Betrieb.

Der Netto-Mehrwert ist Nutzen minus Kosten über den gewählten Zeitraum. Die Amortisation zeigt, nach wie vielen Monaten der laufende Überschuss (Nutzen minus Wartung) die Entwicklung bezahlt hat. Das Modell ist absichtlich einfach, damit Sie jede Zahl selbst nachrechnen können.

Ein Beispiel

Mit diesen Werten startet der Rechner:

25 Mitarbeitende arbeiten mit der Software
60.000 € Personalkosten pro Kopf und Jahr
10 % Zeitersparnis
500 € Lizenzkosten pro Monat, die wegfallen
120.000 € Entwicklung
18.000 € Wartung und Betrieb pro Jahr
5 Jahre Betrachtungszeitraum

Pro Jahr ergibt das 150.000 € an gewonnener Arbeitszeit und 6.000 € an Lizenzen. Nach Abzug von 18.000 € Wartung bleiben 138.000 € Überschuss im Jahr, also 11.500 € im Monat. Die 120.000 € Entwicklung sind damit nach 11 Monaten wieder drin.

Über fünf Jahre stehen 780.000 € Nutzen gegen 210.000 € Kosten, der Netto-Mehrwert liegt bei 570.000 €. In Stunden sind das 21.500 gewonnene Arbeitsstunden, gerechnet mit 1.720 Arbeitsstunden pro Person und Jahr.

Ob diese Rechnung trägt, hängt fast vollständig an einer einzigen Zahl.

Die Zahl, an der alles hängt

Das ist die Zeitersparnis. 10 % klingen bescheiden. Bei einer 40-Stunden-Woche sind das aber vier Stunden pro Person und Woche, für alle 25 Personen und über fünf Jahre.

Was passiert, wenn es weniger wird, bei sonst gleichen Werten:

5 % (zwei Stunden pro Woche): 195.000 € Netto-Mehrwert, die Entwicklung ist nach 23 Monaten bezahlt.
2,4 % (knapp eine Stunde pro Woche): Nach fünf Jahren sind Nutzen und Kosten genau gleich, der Netto-Mehrwert ist 0 €.
2 %: minus 30.000 € nach fünf Jahren. Bezahlt wäre die Entwicklung erst nach 80 Monaten.

Deshalb lohnt sich der Blick auf die Schwelle. In diesem Beispiel trägt sich das Projekt, sobald jede Person mehr als knapp eine Stunde pro Woche spart. Können Sie das nach ehrlicher Prüfung bejahen, ist die Entscheidung einfach. Ist die Antwort unsicher, würden wir zuerst über einen kleineren Umfang sprechen.

Wie Sie die Zeitersparnis schätzen

Schätzen Sie pro Aufgabe, nicht pauschal für den ganzen Arbeitstag.

Gehen Sie eine normale Arbeitswoche mit den Mitarbeitenden durch, die die Arbeit tatsächlich machen. Niemand weiß besser als sie, wo ihre Zeit bleibt.
Sammeln Sie die Tätigkeiten, die die Software übernehmen oder verkürzen würde. Typische Kandidaten: Daten von einem System ins andere abtippen, Excel-Listen pflegen, nachfragen, wie der aktuelle Stand ist, Dokumente suchen, Angebote aus alten Angeboten zusammenkopieren.
Rechnen Sie Minuten pro Vorgang mal Häufigkeit. Wer zehnmal am Tag drei Minuten lang Daten überträgt, ist bei zweieinhalb Stunden pro Woche. Das sind gut 6 % einer 40-Stunden-Woche, aus einer einzigen Aufgabe.
Nehmen Sie den vorsichtigeren Wert, und zählen Sie nur die Personen, die wirklich täglich damit arbeiten.

Was der Rechner nicht weiß

Gewonnene Zeit ist erst dann Geld, wenn sie genutzt wird. Der Rechner bewertet jede gesparte Stunde mit Ihren Personalkosten. Das stimmt, wenn Ihr Team in der Zeit mehr Aufträge schafft oder Sie sich eine Neueinstellung sparen. Versickern die Stunden, bleibt vom Mehrwert wenig übrig.

Auf beiden Seiten fehlen Posten. Beim Nutzen zum Beispiel weniger Fehler durch doppelte Eingaben und Daten, die sich endlich auswerten lassen. Bei den Kosten die Zeit Ihres Teams für Workshops, Tests und Einführung, und die Übernahme der Altdaten. Das gehört ins Gespräch, auch wenn es in keiner Formel steht.

Wartung gehört in die Rechnung. Software braucht nach dem Start Updates, Sicherheitspatches und einen Server, auf dem sie läuft. Wer sie auf null setzt, damit das Ergebnis besser aussieht, rechnet sich das Projekt schön.

Wann es sich nicht lohnt

Deckt eine Standardlösung Ihren Ablauf gut ab und arbeiten nur wenige Personen damit, gewinnt meistens die Lizenz. Individualsoftware rechnet sich dort, wo viele Menschen jeden Tag um eine Software herumarbeiten, die nicht zu ihrem Ablauf passt.

Probieren Sie den Mehrwertrechner mit Ihren eigenen Zahlen aus. Wenn Sie danach eine zweite Meinung möchten: Im kostenlosen Erst-Workshop sehen wir uns 90 Minuten gemeinsam Ihren Fall an, und Sie bekommen eine grobe Aufwandsschätzung, ob mit oder ohne uns. Melden Sie sich gerne.